Automatisierung für Life Lion e.V.
Drei konkrete Bausteine, die uns tägliche Arbeit abnehmen — bei E-Mails, bei der Interview-Vorbereitung und bei Shorts. Alles wird parallel zum laufenden Betrieb aufgebaut: Nichts Bestehendes wird verändert, jeder Schritt ist umkehrbar. Diese Seite ist die Grundlage, um gemeinsam zu entscheiden: Was machen wir, was nicht — und in welcher Reihenfolge?
Sicherheit vor Geschwindigkeit
Parallel, nicht ersetzend
Alles läuft zusätzlich zum heutigen Ablauf. Kein bestehender Prozess wird abgeschaltet, das operative Geschäft bleibt unberührt.
Erst beobachten, dann handeln
Jede Automatik startet im Testmodus: Sie schaut nur zu, sortiert und protokolliert. Gesendet oder gelöscht wird von ihr nichts.
Der Mensch bleibt drin
Seelsorge, Geld, Recht, Beschwerden — alles Sensible landet immer bei einem Menschen. Die Automatik bereitet nur vor.
Mehr Verantwortung nur bei Beweis
Erst wenn etwas über Wochen zuverlässig und gut funktioniert, sprechen wir darüber, ihm mehr zu überlassen.
E-Mail & Google Workspace Flows
vorbereitet — nur noch EinrichtungUnsere beiden Postfächer (info@ und welcome@) wurden vollständig analysiert. Das Kernproblem: echte Menschen gehen im Systemrauschen unter — persönliche Nachrichten, Spendenfragen und Kooperationsanfragen stehen zwischen Newslettern, Tool-Meldungen und Belegen.
Die Lösung ist fertig ausgearbeitet: ein gemeinsames Kategoriensystem, klare Review-Labels (Antwort nötig · Dringend · Sensibel · Unklar · Follow-up), sichere Filter und sechs Google-Workspace-Flows, die eingehende Mails erkennen, einsortieren und passende Antwortentwürfe vorbereiten. Gesendet wird weiterhin von uns.
- Wichtige Mails sind sofort sichtbar, statt unterzugehen.
- Antwortentwürfe stehen bereit — im richtigen Ton, mit unseren Vereinsdaten.
- Unbeantwortete wichtige Threads werden automatisch erkannt und erinnert.
- Nichts Sensibles wird jemals automatisch beantwortet oder archiviert.
Die sechs Flows im Überblick Details
- Neue menschliche wichtige Mail erkennen — labeln, priorisieren, sichtbar machen.
- Persönliche Spendenmail / Dank / Unterstützer — erkennen und Dankes-Entwurf vorbereiten.
- Kooperation / geschäftliche Anfrage — erkennen, zusammenfassen, Rückfrage-Entwurf.
- Admin / Steuer / Recht / Buchhaltung / Tools — bündeln und mit Frist-Hinweis markieren.
- Newsletter / System / automatische Mails — leise wegsortieren (nur labeln, nie löschen).
- Unbeantwortete wichtige Mail erkennen — offene menschliche Threads nachhalten.
Drei Sicherheitsstufen Details
Vollautomatisch — nur eindeutige Systemmails: Kampagnenreports, erfolgreiche Plugin-Updates, reine Belege und Payouts ohne Warnsignal.
Halbautomatisch — labeln, zusammenfassen, Entwurf vorbereiten, aber nie selbst senden: Spenden-Dank, Shop-Fragen, Kooperationen, Tool-Probleme.
Immer menschliche Prüfung — Seelsorge, Krankheit, Trauer, Geld, Steuer, Recht, Beschwerden, Security und alles mit unsicherer Einordnung.
Umsetzungsplan in fünf Phasen Details
- Manuelle Bereinigung — Review-Labels anlegen, Alt-Labels aufräumen.
- Sichere Filter — zunächst nur labeln, nichts archivieren.
- Flows im Testmodus — klassifizieren, labeln, protokollieren; tägliche Stichproben.
- Draft-Qualität verbessern — gute Antworten sammeln, Wissensbasis schärfen.
- Eventuell Teil-Automatisierung — erst nach 1–2 Wochen Stichproben und gemeinsamer Entscheidung.
Optionale Ausbaustufen wenn Basis läuft
- Anhänge → Drive: Mail-Anhänge automatisch in die richtigen Drive-Ordner ablegen.
- Tagesdigest → Google Chat: täglich gesuchte Infos automatisch in die passenden Gruppen posten.
- Code-Weitergabe: Bestätigungscodes aus geschützten Postfächern extrahieren und im Team-Chat für Berechtigte lesbar machen.
- Internes Wiki: Wissensbasis für Helfende, automatisch aus vorhandenen Infos gepflegt.
- Finanzen & Tabellen: wiederkehrende bürokratische Aufgaben automatisch in Tabellen erfassen, formatieren und sammeln.
- Meet-Transkripte: Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und daraus Aufgaben ableiten.
Interview-Research
fertig entwickelt — an 33 Interviews erprobtDer Research vor einem Interview ist eine unserer wichtigsten Arbeiten: Geschichte verifizieren, Timeline prüfen, faire Fragen ableiten. So schützen wir Gäste und Zuschauer — und geben niemandem eine Bühne, dessen Geschichte nicht trägt.
Aus allen bisherigen Interview-Transkripten wurde gelernt, was unsere starken Gespräche ausmacht. Daraus sind zwei fertige Arbeitsdokumente entstanden, die ab sofort für jede neue Interview-Vorbereitung genutzt werden können — besonders wertvoll bei Gästen, zu denen es viel öffentliches Material gibt.
- Ein wiederverwendbarer Deep-Research-Auftrag erzeugt pro Kandidat ein vollständiges Dossier.
- Aus den Ergebnissen entstehen direkt mögliche Interviewfragen.
- Klare Kriterien: Ist eine Geschichte stark genug? Wo sind Risiken?
- Sensible Themen bekommen feste Schutzregeln (Vorgespräch, Grenzen, Hilfsangebote).
Was ein Research-Dossier enthält Details
- Kurzprofil — wer die Person ist und warum die Geschichte zu Life Lion passt.
- Quellenliste & Timeline — jedes Ereignis mit Belegstatus (belegt · Selbstaussage · Drittquelle · unklar).
- Claim-Prüfung — was ist belegt, was offen, und welche faire Frage stellt man dazu.
- Drei Interviewwinkel — mit Stärken und Risiken.
- 25+ konkrete Fragen — von Einstieg bis Zuschauerbotschaft.
- Produktionshinweise — Schutzbedarf, heikle Begriffe, Hilfslinks, rechtliche Prüfpunkte.
DIE BEIDEN DOKUMENTE
Download startet direkt (Google Drive). Beide Dokumente sind auch hier auf der Seite lesbar — nichts muss installiert werden.
Shorts-Pipeline
Idee — Tools recherchiertAktuelle AI-Tools können aus unseren fertigen Interviews automatisch Shorts schneiden: Sie erkennen die stärksten Momente, setzen Untertitel und bereiten das Posting vor. Es bleibt zu 100 % echter Inhalt — nur der Schnitt ist automatisiert.
Spannende Zusatzoption: ein zweiter Kanal auf Englisch. Dieselben Shorts mit englischen Untertiteln oder einer AI-Synchronstimme, die der Originalstimme ähnelt. Auf einem separaten Kanal getestet ist das ohne Risiko für den Hauptkanal — und öffnet unsere Geschichten für Menschen weit über den deutschsprachigen Raum hinaus.
- Regelmäßige Shorts ohne stundenlanges manuelles Schneiden.
- Vorhandene Interviews bekommen ein zweites Leben und neue Reichweite.
- Team prüft und gibt frei — automatisch gepostet wird erst, wenn wir das wollen.
Die Pipeline im Detail Details
- Fertiges Video in definierter Auflösung bereitstellen.
- AI findet die inhaltlich stärksten Einzelmomente.
- Automatischer Schnitt ins Hochformat + Untertitel.
- Review durch das Team — erst dann Veröffentlichung oder Planung.
- Optional: automatisches Posten nach festem Zeitplan.
Für den englischen Kanal zusätzlich: Transkript → Übersetzung → Untertitel oder AI-Voice-Over → Veröffentlichung auf dem separaten Kanal.
Kosten 100–300 $ / Monat
Nach aktueller Recherche kosten die Tools — je nach Frequenz, also wie viele Shorts pro Monat entstehen — etwa 100 bis 300 $ monatlich.
- Senken lässt sich das durch lokale, kostenlose Modelle für Teilschritte (z. B. Transkription, Übersetzung).
- Zusätzlich gibt es kostenlose NVIDIA-API-Kontingente, die einen Teil der AI-Schritte gratis abdecken können.
- Start klein möglich: erst ein Pilot mit wenigen Videos, dann entscheiden.
Und der YouTube-Algorithmus? Einordnung
Die Shorts bestehen aus echtem, selbst produziertem Material — es wird nichts künstlich generiert, nur automatisch geschnitten und untertitelt. Negative Folgen durch AI-Kennzeichnung sind dabei nicht zu erwarten; wo eine Kennzeichnung nötig ist (z. B. AI-Synchronstimme), setzen wir sie sauber.
Der englische Kanal läuft bewusst getrennt: Sollte etwas nicht funktionieren, bleibt der Hauptkanal davon vollständig unberührt.
Was darüber hinaus möglich ist
Kein Teil des Vorschlags — aber gut zu wissen, was mit derselben Grundlage später dazukommen kann:
Website-Chatbot
Beantwortet auf lifelion.de eingegrenzte Fragen aus einer geprüften Wissensbasis — auch die, die knapp neben den FAQ liegen. Keine Finanz- oder Seelsorgethemen.
NotebookLM-Bibliothek
Automatisch gepflegte Wissenssammlung: Material einspeisen, Berichte, Grafiken und sogar kurze Videos daraus erzeugen — weitgehend kostenlos.
Kanal-Monitoring
Regelmäßiger automatischer Bericht: Wie performen unsere Videos, was machen ähnliche Kanäle, welche Strategien funktionieren dort?
Themen-Radar
Wenn eines unserer Themen gerade öffentlich diskutiert wird, werden wir schnell informiert — und können ein passendes fertiges Video zum richtigen Zeitpunkt posten, als Hoffnung in einer schweren Debatte.
Team-Dashboard
Eine Seite für alle Beteiligten: nächster Dreh, wer ist an Bord, anstehende Meetings mit Link, aktuelle Kanal-Zahlen — immer automatisch aktuell.
Meetings → Aufgaben
Google-Meet-Transkripte werden zusammengefasst, Entscheidungen festgehalten und Aufgaben automatisch abgeleitet — weniger Mitschreiben, weniger Vergessen.
Was zu entscheiden ist
Der Vorschlag ist bewusst so gebaut, dass wir klein und ohne Risiko anfangen können. Konkret braucht es vom Team nur eine Entscheidung je Baustein:
Vorgeschlagener Ablauf 4 Schritte
- Besprechen: Welche Bausteine wollen wir — und in welcher Reihenfolge?
- Baustein 1 starten: Labels und Filter einrichten, zwei Wochen reiner Beobachtungsmodus, dann gemeinsame Stichproben-Durchsicht.
- Baustein 2 nutzen: Playbook und Research-Prompt ab der nächsten Interview-Vorbereitung einsetzen — ist sofort einsatzbereit.
- Baustein 3 pilotieren: Mit 2–3 vorhandenen Videos testweise Shorts erzeugen und intern bewerten — ohne etwas zu veröffentlichen.
Wichtig: Nichts davon verändert den laufenden Betrieb. Jeder Baustein kann jederzeit gestoppt oder zurückgebaut werden.
Hinter diesem Vorschlag steht ein komplettes Agenten-System, das solche Automatisierungen, Seiten und Auswertungen baut — dieser Vorschlag ist ein kleiner Ausschnitt davon.
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